作者：Jonathan DeVore，2019年4月10日

4个记录您的专有技术的提示，以便您可以分配任务和作业共享：

我有一个好朋友（我们称他为Rick），他经营着一家小型机构，帮助在线企业。

瑞克的代理非常成功，但他正处于困境。

问题是，如果Rick的代理带来更多的客户（尤其是更大的客户），他将在白天的几个小时内完成所有需要完成的工作。这是因为每次Rick添加另一个客户端时，都需要执行只有Rick知道如何执行的特定任务。你说

代表？

你可能和我前几周和里克聊天时想的一样——把那些可重复的任务委托给别人吧！

问题是，当Rick将运营任务委托给他的虚拟助理和承包商时，他必须向他们详细解释一切。但这并不总是很顺利。最终，在几次尝试通过电子邮件、Skype和视频解释任务后，Rick终于告诉自己，“算了吧……我会自己做的。”

Rick知道他需要将更多的工作委派给他的团队，但他从经验中了解到，委派任务实际上比仅仅完成任务要多。

制作了一个记录程序的系统瑞克并不笨。他只是很忙！虽然他知道自己需要记录自己的任务和程序，以便能够正确地将其委托给团队，但他就是没有时间这么做。

至少，他不认为他有。

当Rick向我展示他目前记录任务、作业和程序的流程时，我看到了四个需要改进的方面，它们可以大大缩短记录任务和程序所需的时间：

创建一个集中的系统做一个大脑转储养成习惯使用和完善让我们仔细看看其中的每一个。

1-创建一个集中式系统

当我问Rick到目前为止他记录了什么时，他向我展示了谷歌文档中的几个不完整的过程，Trello中的一些提纲，几个电子邮件模板，以及一些视频。

分散的资源使其难以保持动力。

记录程序时要做的件事是决定一个所有东西都将居住的地方。Cushman&Wakefield的培训经理德里克·西斯勒（Derek Cisler）也得出了同样的结论，他说，当他彻底改革团队的知识管理系统时，这一切都起到了作用。

使用类似ScreenSteps的系统，让内容创建者更容易，因为你知道，如果它与策略、过程和任务相关，它就会进入其中。一切都井然有序，易于搜索。

是否考虑将标准操作程序从Word或PDF转移到在线知识库？我们的导游会帮忙的。大卫·艾伦在书中解释了“让大脑完成2个步骤”。。。嗯，做更多的事情：

捕获过程组织审查如果Rick只是实现步捕获，那么他将处于巨大的优势。通过每周花几个小时在一个集中的知识管理工具中写下所有任务、工作和程序的名称，他不仅可以更清楚地了解需要记录的内容，还可以在实际记录步骤方面领先一步。我们接下来要谈的事。养成习惯纽约市不是建成的，你的员工文档也不是建成的。

如果Rick决定把ScreenSteps作为他的一个位置，并写出了所有的文章标题，那么下一步就是养成一种习惯，为每篇文章写下一步一步的说明。正如查尔斯·杜希格（Charles Duhigg）在他的书《习惯的力量》（The Power of Habity）中所解释的那样，要养成一个新习惯，你必须首先确定一个线索或触发器。这可能像接收emai一样简单一位客户要求Rick修改产品简介页面。

有了这个提示，Rick就会像往常一样执行例行程序，除了这一次，Rick会打开ScreenSteps桌面编辑器来编辑他的一篇文章，并在执行任务时开始抓取屏幕截图。ScreenSteps会自动组织编辑器中的所有截图（不像Word那样，你必须一个接一个地复制和粘贴图像），Rick可以随时编写程序，或者稍后再回来润色。

重要的是，由于内置的屏幕捕获功能，ScreenSteps不会为捕获流程增加很多工作。最后，Rick可以通过吃一些肉干或喝La Croix来奖励自己捕捉任务细节。在每天做三到四次之后，Rick可以在几个月后将他的大部分工作记录下来。

屏幕步骤可以做的不仅仅是抓取屏幕截图。如果需要记录决策，可以包含可折叠的部分，使用检查表进行冗长的过程，并包含指向其他文章的内联链接以获取更多详细信息。查看这篇博客文章，了解如何使用这些功能编写复杂的程序。

4-使用并优化Rick一旦记录了他的工作，就可以使用它们。

编写文档的秘诀是从实际使用文档的人那里获得反馈。当Rick将任务分配给他的虚拟助手时，他们将使用他的文档并向他提供反馈。

Rick可以自己更新文档，也可以利用ScreenSteps协作功能（如编辑注释或评论），使其他人能够对文章本身做出贡献或进行更新。

该文档被认为是“实时的”，并在不断完善和改进。由于程序在不断变化和改进，文档也会不断发展。Rick可能永远不会完成文档工作，但通过养成定期调整的习惯，这不会压倒Rick（随着他的虚拟助手掌握了文档，他们可以接管文档）。

无论大小，都是同一个问题虽然Rick的机构是一个小公司，但他与大公司面临着同样的挑战，你如何从主题专家（SME）那里获得专业知识，以便其他员工和承包商能够以类似的质量完成相同的工作？

上述流程适用于Rick’s这样的小公司，也适用于Cushman&Wakefield这样的大型团队和组织。只需一次做一点点，在你意识到之前，你就会拥有一个强大的知识库，可以加快新员工熟练掌握技能的时间，让你的团队在不需要太多牵手的情况下相互委派更多任务。关于Jonathan DeVore

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