集成记录管理：需要知道的事情目录

1集成记录管理：需要知道的事情1.1创建集成记录管理解决方案的5个步骤1.1.1分析1.1.2集成1.1.3规范化1.1.4丰富1.1.5激活1.2集成记录管理系统的好处1.2.1管理记录的开发和增长1.2.2监管合规性1.2.3有效检索和处置记录1.2.4消除诉讼风险1.2.5吸收记录管理的最新技术1.2.6改进的决策过程1.2.7激励员工1.2.8保护重要信息1.3为什么选择Invensis？1.4最终想法1.5常见问题：1.5.1。集成记录管理系统的主要质量是什么？1.5.2 2. 集成的记录管理系统能否减少业务开支？1.5.3 3. 这两类记录是什么？1.5.4 4. 公司记录管理的必要性是什么？1.5.5 5. 什么是综合记录管理系统？大约75%的纸质文档被误放或丢失。记录管理系统旨在长期存储业务内容。但存储数据是不够的，因为它还负责保持数据始终可访问。检索记录方面的挑战可能会导致公司生产力损失21.3%。

一个集成的记录管理系统可以通过消除重复风险来有效管理记录。它还有助于系统化保留和处置业务所需的每个记录。

通过定期评估记录，可以避免用过时的记录塞满办公室。遵循本指南，了解如何创建集成的记录管理系统及其好处。

创建集成记录管理解决方案的5个步骤每个组织都在寻找将记录管理解决方案嵌入其中的方法。步骤的详细分解如下：

分析最初，您需要知道与RM系统相关的内容存储在哪里。然后，必须进行详细的内容分析以检测其质量。例如，分析将帮助您了解元数据的数量和文件类型的质量。

制定创建集成系统的可靠计划至关重要。分析将帮助您找到现实的交付周期，并了解重要的联系。

您还将了解需要修复哪些元数据。分析过程还提供了集成外观的大致知识。

集成

接下来，您必须确保所有内容仍然可用于RM系统。因此，您必须从多个源连接到RM目标系统。同样，内容服务总线将在此过程中为您提供帮助。

内容服务总线建立在统一的数据模型上。它为每个流行的内容源提供了标准连接器。此外，您将发现一种架构，可以方便地连接新的源。

与RM应用程序的集成不必更改以适应新的源。该过程还可以使存档成为源应用程序的一部分。虽然它超越了内容服务总线的配置，但它可以成为集成RM系统的宝贵补充。

规范化内容服务总线还用于在多个级别规范化内容。它有助于在将重复项存储在RM系统上之前识别重复项。根据业务规则，副本通常在RM系统中存储一次。有时还将报告发送给存档管理员或企业内容经理，以了解如何处理这些报告。

规范化过程还围绕统一内容模型展开。一次性转换将所有源连接到统一模型。它使连接最新的存储库更加方便。但它也可以确保可转换业务法规和富集作用类似。

丰富将存储库集成到集成RM系统的一个主要方面是缺少元数据。当然，任何RM系统都需要元数据才能成功运行。但是，源系统并不总是能够配置或管理元数据。

元数据可以通过多种方法丰富。内容服务总线允许您配置不同的业务规则。假设您有来自金融应用程序的内容，其中包含元数据。

在这种情况下，它将是RM系统中属于C类的发票。另一方面，如果文档包含一组关键字，则它将属于进程Y.

，您也可以选择自动分类，它使用机器学习来识别特定的文档类型。通过训练系统可以完善自动分类。在没有元数据可用的情况下，它特别有用。有时，自动分类过程与业务规则相结合。

激活经历了集成记录管理的不同阶段，这是一种从源头上分阶段进行的方法。类似的方法也用于激活内容服务总线与RM系统的集成。它确保了受控测试，以检查所有内容是否存储在RM系统中的准确位置。

此外，分阶段方法确保使用准确的元数据存储内容。建立业务规则并使用自动分类是一种迭代方法。结果往往会对规则进行修改。

一旦实现，调整业务规则或自动分类模型就相当方便。内容服务总线的灵活结构和统一的数据模型使这一过程变得简单。

集成记录管理系统的优点

集成记录管理系统具有多个优点，包括更好的效率和可追溯性。此外，它确保组织中的员工能够以经济高效的方式及时访问适当的信息。投资于集成记录管理系统的优势如下：

管理记录的开发和增长组织正严重依赖电子文件。但这并没有导致办公室纸张使用量的大幅减少。集成的记录管理系统可以管理记录的生成。

系统将只保留所需的和活动的记录。因此，可以防止办公室环境中记录的空前增长。它还将减少保存不必要文件所需的更多存储空间。

监管合规性合规性问题近年来越来越严格。因此，公司应采用综合记录管理系统，以完全遵守规章制度。

在监管检查期间未能提供关键记录可能会导致严重处罚。你的公司也可能最终面临法律后果。先进的记录管理技术可以确保法规遵从性。您还应该开始制定一项稳健的策略，用于管理和保留组织内的记录。

记录的有效检索和处理当您迫切需要记录并且无法及时找到时，后果可能相当严重。首先，你会损失很多计费时间。但更重要的是，您将失去能够为您的业务带来价值的客户。

投资于集成良好的归档系统将轻松检索记录。它还将帮助您处理已过过期日期的记录。

摆脱诉讼风险

一个集成的记录管理系统可以更大限度地减少诉讼或处罚的风险。此外，它将帮助您避免与处理文件相关的所有责任。

吸收了最新的记录管理技术，投资于n综合记录管理系统始终是谨慎的。然而，如果你有一个现有的物理记录管理系统，情况会更好。

您将能够将新的记录管理技术与现有的记录管理技术相融合。因此，现有的记录管理系统将变得更加强大。

改进了决策过程当相关数据变得易于访问时，组织将能够更快地做出决策。此外，通过做出明智的决策，公司可以与竞争对手并驾齐驱。

记录管理数据将为您带来有用的数据，并消除不需要的数据。此外，索引和检索功能允许授权经理和主管更快地搜索和定位文件。

激励员工记录管理不善和笨拙的归档系统导致重要数据频繁丢失。结果，在工作场所创造了一个恶劣的环境。消极的工作环境会降低员工的积极性。建立一个集成的记录管理系统可以确保员工知道你对记录有多认真。因此，他们了解数据的价值，并变得更加谨慎。

保护重要信息无论是任何公共或私人公司，每个人都需要一种系统的方法来保护其数据。此外，记录和信息容易因盗窃或灾难而受损。综合记录管理系统将保护公司的重要信息。

公司的文件是有用的资源，通常在规划未来时加以考虑。这些记录包含了一家公司多年来的活动。管理者可能需要他们研究公司多年来的表现。

此外，商业生态系统中的一些数据是机密的。集成的记录管理系统将保护这些信息免受未经授权的资源的侵害。因此，没有人能够篡改公司的敏感信息。

为什么选择Invensis？如果您正在寻找记录管理服务，那么将其外包给Invensis始终是明智之举。凭借在业界的丰富经验，专家们将满足您的所有记录管理要求。此外，我们的增值咨询将帮助您轻松解决任何业务挑战。

我们在了解每个组织的需求后提供定制服务。我们的记录管理解决方案将优先考虑质量和法规遵从性。此外，我们公司的技术人员可以提供可扩展的解决方案，以确保未来业务运营的连续性。

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最终想法

由于采用了数字技术，每个组织都需要集成的记录管理。它可以帮助保留重要记录，并通过清除不需要的数据节省存储空间。

常见问题解答：1。集成记录管理系统的主要质量是什么？任何集成良好的记录管理系统都将确保信息的正确保留和处置。它将确保在审计、诉讼或日常业务运营需要时可以轻松访问记录。但是，为了节省存储空间，将处理不必要的记录。

2。集成的记录管理系统能否减少业务开支？

物理记录管理系统需要花费大量时间来存储和维护数据。在没有组织系统的情况下寻找和复制丢失的记录也需要付出很大的努力。集成的记录管理系统将节省您的开支，并提高效率。

3。这两类记录是什么？公司记录为物理或电子记录。物理记录需要很大的空间，更容易损坏。然而，电子记录可以e保存在集成系统内，以提高效率。

4。公司记录管理的必要性是什么？记录管理是必要的，因为它使公司能够保存和控制关键信息。选择一个集成的记录管理系统，以保护公司数据免受未经授权的人的攻击。它还可以在需要时随时提供数据，从而使您免受处罚或诉讼风险。

5。什么是综合记录管理系统？

一个集成的记录管理系统将创建和维护权威记录。一切都是可靠的，授权人员可以随时访问。它将满足业务需求，并帮助组织保持问责制。