大格式文档或文书，如图像、图纸、蓝图和地图，是每项业务的重要组成部分。从联邦/州政府机构到市政当局，再到建筑师和工程师，每个人都在使用它们。然而，存储这些维度很大的文档是一个值得关注的问题，因为它将消耗大量空间。此外，多年来有效地处理、管理和保存它们可能是一项艰巨的任务。迟早，这些文件会忍受泪水、皱纹和墨迹褪色，导致使用量骤降。因此，扫描和数字化这些文档是更好的解决方案，因为它不仅可以避免这些麻烦，而且可以确保更好的访问、成本节约和寿命。这篇题为“大格式文档管理——迈向数字化的一步——2022年”的文章将解释如何数字化和管理大格式文档。

Invensis是一家全球IT-BPO，为您的组织提供经济高效、灵活的自动化文档管理服务。我们为整个数据管理周期提供端到端的战略和战术服务。

管理大格式文档

目录

1管理大格式文档1.1尽量不要用撕下的文档填充文件柜！1.2采用数字解决方案管理大格式文件的原因1.2.1。增强的可访问性1.2.2。节省时间1.2.3。无降解1.2.4。节省办公空间1.2.5 5。归档您的文档以供长期使用1.2.6。保持文档集中1.3大格式文档：它们的纸张大小是多少？1.4大格式文件：通常在哪里找到？1.4.1 1. 发展与规划部门1.4.2。县记录器1.4.3。产权保险公司1.5大格式文件的扫描程序1.6大格式文件：数字化输出1.6.1裁剪图像1.6.2分辨率1.6.3图像格式1.6.4交付方法1.7 Invensis如何成为您的救世主1.8结束注释1.9常见问题–1.9.1 1。如何在线存储关键文档？  1.9.2 2. 如何数字化大格式文档？1.9.3 4. 你说的大格式文档到底是什么意思？1.9.4 5. 数字云存储会永远保存我的文档吗？尽量不要用撕掉的文件填满文件柜！大格式文档的存储和维护问题主要是由于其尺寸引起的。将文件放平而不是折叠有助于释放文件柜空间。

毫无疑问，物理文档在其保质期内容易磨损。此外，常用的文件纸，如相纸、牛皮纸、聚酯薄膜和邦德纸，会随着时间的推移而降解和贬值，具体取决于存储设置。

随着当今快速的技术进步和快节奏的数字化，办公室没有充分的理由将其文件柜与大型文件的硬拷贝聚集在一起。这是因为：

您可以轻松扫描物理或硬拷贝文档，并使用数字文档将其转换为数字文档，不会有任何担心或磨损的风险。当您需要时，您可以随时随地轻松访问、存储和传输这些文档。当然，还有更多的理由说明为什么每个办公室今年都应该在数字化方面迈出一步，实现无纸化。你可能会问为什么？请查看下面的部分以找到您的答案。

采用数字解决方案管理大格式文档的原因1。增强的可访问性通过数字化大格式文档，您可以通过简单的关键字搜索快速找到并共享它们。

每个扫描的文档都与元数据一起存储在数字平台上，使您能够按作业ID、日期、名称或其他标识符对文件进行排序。此外，您可以坐在任何物理位置安全地访问您的文件。

2。节省时间的将物理文档数字化后，定位变得更容易现在制造了大量消费级扫描仪，用于处理信件和法定尺寸的文档（8.5英寸x 11英寸），优质超大扫描仪对于扫描大格式文档至关重要。

它有助于消除编辑和附加多个数字文件以形成单个图像或文件的需要。然而，扫描管道也需要更加劳动密集。

您必须扫描大格式文档，如蓝图或工程图纸。在这种情况下，这些文件的标准存储方法（卷装）和大小将增加扫描的额外护理、劳动和处理要求。

这是扫描此类文档比扫描任何其他类型的文档更耗时和费力的主要原因之一。

大格式文档：数字化输出数字化大格式文档后，您将收到电子格式的扫描软拷贝。以下是一些文件类型和其他方面，您应该检查数字输出：

裁剪图像这是一个具有高分辨率的简单图像。这正是你听到“数字文件”这个词后所想象的它有不同的格式：JPG、TIF和PDF。

分辨率

使用DPI或PPI创建图像，表示每英寸像素数。PPI越多，图像分辨率越好。300dpi被视为标准扫描分辨率。

图像格式

是您希望数字图像或文件的显示方式：

颜色：通过颜色扫描，您可以确保原始图像或文件的实际副本。但是，它具有更大的文件大小，如果您担心检索速度灰度，这可能会有问题：使用灰度扫描可以为图像或文件提供更多的色调和细微差别。它是墨水褪色或页面双色调撕裂的文档的更佳选择：您的数字文件将采用黑白和小文件大小的传递方法FTP或文件传输协议：它是发送文件的数字或电子方式。对于法医材料，您可以使用SFTP云存储：更好的解决方案是从云存储应用程序中存储、共享和访问数字文件，以确保数字化的所有好处。有了云，你将能够随时随地访问、共享和利用你的记录USB：你可以随时选择将数字文件导出到笔驱动器或硬盘驱动器上。然而，它仍然存在被盗或误放的风险。如何才能成为您的救世主？KDSP？Invensis提供的数字存储解决方案，帮助承包商、工程师和建筑师实现无缝存储过程。我们的专家确保从项目开始到结束全天候为您的项目提供帮助，提供端到端的解决方案。

无论您是从事新的建设项目、办公空间改造，还是满足文件存储需求，我们都会为您提供帮助。我们的专业人员一直在等待与您合作的机会，以完成需要数字存储解决方案的项目。我们的文档管理服务不仅可以节省空间，而且可以更大限度地提高生产力和容量。

结束语注释

当您的物理文档数字化后，事情变得更容易、更快、安全、安全和方便。那么，所有这些都是为了节省一些空间，并通过大格式文档实现数字化？

与Invensis携手合作，因为只有当您与一家有足够经验处理超大文档的公司合作时，这才是可管理的。

常见问题–1。如何在线存储关键文档？A）要在线存储重要的官方文档，请遵循以下步骤：

保留文档的多个软数字副本如果处理大格式文档，请尝试投资文档扫描仪。从Invensis开始创建云存储帐户，保护您的智能手机2。如何数字化大格式文档？A）这里有一些扫描和数字化大格式文档的方法：

雇佣一个大格式扫描服务器Vice使用扫描仪并将记录存储在云存储上对文档拍照并将其存储在云3中。如何高效地扫描多个文档？

A）要高效快速地扫描多页文档，请使用自动文档进纸器附带的扫描仪。这些ADF扫描仪由一个纸盘组成，该纸盘自动逐个扫描纸堆。

4。你说的大格式文档到底是什么意思？A）大格式文档是指尺寸大于标准大小页面的纸质记录。蓝图和工程图纸是这些文件的几个例子。

5。数字云存储会永远保存我的文档吗？A）云存储的主要用途是让您的文件无论在什么情况下都可以访问。云存储解决方案可以确保用磁带加密所有文件，并在未来30年内确保其安全。