作者：Jonathan DeVore 2021年9月21日

SharePoint和ScreenSteps如何以不同方式处理场景的11个示例共享：

当您的团队开始查看ScreenSteps并将其与SharePoint进行比较时，您一定会听到，“ScreenSteps与SharePoint有何不同？您不能在SharePoint中基本上完成与ScreenSteps相同的操作吗？”

虽然ScreenSteps和SharePoint都可以用来存放操作过程，但您的最终用户对这两个系统的体验有很大的不同。

，尤其是在您使用SharePoint支持面向客户的员工时，这些员工需要立即获得有关如何处理特定交易的指导（该指导每月更新一次）。

我正在研究呼叫中心、银行、医疗保健、保险、物业管理——任何员工与客户打交道并需要快速正确做事的行业。

但解释SharePoint和ScreenSteps之间的区别并不总是容易做到的。这就像试图解释冰淇淋和美国冰淇淋之间的区别——它们都是冷的，都是奶油状的，而且都有味道。它们听起来是一样的，但它们不是！要真正理解差异，你必须体验它们。

作为ScreenSteps的首席顾问，我与数十位从SharePoint切换到ScreenSteps（或添加ScreenSteps以赞美其SharePoint）的客户合作过。我注意到了很多不同之处。在这篇博文中，我将尽我所能帮助你体验差异，比较和对比11种情况，向你展示ScreenSteps如何改进你的内部操作。

情景1：面向客户的员工需要帮助客户打电话进来，开始与您的一名员工交谈。客户有一个问题，您的员工一下子就不知道答案。所以他们必须找到一个有答案的资源。

SharePoint员工尝试搜索，但他们的搜索结果为零，因为SharePoint只查看文档标题。但是你的员工记不起文件的名字了。因此，他们要求客户按住并开始单击不同的文件夹，以找到正确的文档。

他们认为自己找到了，所以打开了PDF。加载需要几秒钟（这是一个300页的文档）。当它打开时，他们会控制+F来搜索带有关键字的文档。

瞧，这不是正确的文档。所以他们关闭它，再点击几个文件夹，直到找到正确的PDF。

屏幕步骤员工尝试搜索并键入关键字。因为ScreenSteps索引了文章中的所有文本，所以他们要查找的文章位于前三名搜索结果中。他们点击搜索结果，现在获得了正确的信息，而无需等待客户。

情况2：面向客户的员工正在遵循程序。既然员工面前有正确的程序，他们需要使用它来回复客户的询问。

SharePoint

程序是一个PDF文件。员工必须让打电话的人保持沉默，并花三分钟阅读整个流程，以理解对方想要说什么。

一旦他们认为他们已经解决了这个问题，你的员工就会返回给你的客户并继续回答这个问题。

ScreenSteps

由于ScreenSteps是在网络上，您的员工使用的程序是一个交互式指南，引导您的员工了解流程，并提示您说什么、问什么和做什么。

您的员工可以在与客户交谈时完成该过程，而无需让客户等待。

️观看相关节目：如何使用ScreenSteps[视频]

将流程图和流程图转化为程序情景3：浏览多个程序“kd”sps“有时你的员工需要在几个不同的程序之间跳转，要么是因为交易需要跳转，要么是因为他们要从一个电话转到下一个电话。

SharePoint

当员工阅读PDF指南时，会有一个指向另一个过程的链接。该链接会将他们带到另一个文档。一段时间后，员工开始打开这些文档，这样他们就不必等待加载。

KDSP”如果你看一个员工的电脑屏幕，你会发现他们可以打开5到10个程序文档，而且他们必须从一个跳转到另一个，使他们的工作流程变得混乱

ScreenSteps”KDSP“由于ScreenSteps是基于web的，一切都在web浏览器中进行，您可以利用仅在web应用程序中可用的功能。

侧栏导航列出了相关文章，因此，如果员工需要导航到另一个过程，他们可以单击该链接并直接转到那里。您还可以在过程中包含超链接以引用其他过程

KDSP”然后会出现弹出链接。这些弹出链接会出现在指定的文章中，以强调特定的步骤或操作

KDSP”，最后，如果员工有一些他们喜欢使用的程序，他们不需要打开15个web选项卡——他们可以将这些程序添加到书签中，并在屏幕步骤内通过两次单击导航到它们。

情况4：员工对程序有反馈”KDSP“当面向客户的员工使用您的指南处理交易时，他们将提供很好的反馈，帮助您的程序保持准确。

SharePoint

一名员工注意到PDF过程遗漏了一个步骤或有点混乱。他们跳上messenger，让他们的主管知道。

主管必须将反馈记录在某个地方。路径可能是：找到该程序的Word版本>进行更新>删除旧PDF并上载新版本>要求员工下载最新的程序。

ScreenSteps”KDSP“员工注意到程序遗漏了一个步骤或有点混乱。他们在文章中留下评论或注释，并通知他们的主管。主管更新文章并单击“发布

现在每个员工都可以访问最新版本（因为它在网上）

情况5：主管希望通知员工有关变化”KDSP“程序不断变化，您需要您的员工了解这些变化。

SharePoint

更新过程后，您会发送一封电子邮件，让每个人都知道并要求他们下载最新版本。但是，您不确定谁读了该电子邮件或谁下载了最新版本。

ScreenSteps”KDSP“在您对一个过程进行更新之后，您会在ScreenSteps中创建一个通知，要求每个人都确认更改。

您可以查看报告，查看谁确认了更改，谁没有确认更改。并且，您的员工随时都可以查看更改记录，他们可以调出更改日志

情况6：经理们想知道谁在看程序”KDSP“你可以拥有世界上最棒的程序，但如果没有人在使用它们，那又有什么意义呢？所以你要密切关注员工在看什么。

SharePoint”KDSP“许多企业没有员工实际使用的SharePoint文件的分析。这可能是因为没有正确设置分析，也可能是因为员工将过程下载到他们的桌面，以便不跟踪视图。

KDSP”无论哪种方式，大多数企业都不知道正在使用哪些过程，也不知道谁在使用这些过程

屏幕步骤”KDSP“记录文章的每个视图。经理可以查看报告，查看哪些文章最常被使用，哪些用户正在查看它们。

情况7：经理想知道员工在搜索什么。谷歌已经宠坏了我们。你的员工想知道吗能够在搜索字段中键入关键字，并找到他们要查找的确切过程。你知道他们在输入什么吗？

SharePoint您不会收到员工在搜索字段中键入内容的报告。你只能猜测员工在寻找什么。

屏幕步骤您可以查看员工正在搜索的内容、搜索结果、员工点击的内容、是否有任何结果的报告，并且可以查看员工是否进行了搜索但没有点击任何结果。

这类信息可以让你清楚地了解员工在寻找什么，这样你就可以优化现有的资源，或者创建新的程序来回答知识库中尚未出现的问题。

情况8：您希望在过程中包含视频

有时，您希望在过程中间包含视频，以澄清一点或解释一个概念。

SharePoint

您在PDF中包含一个视频文件的URL，您的员工需要离开该过程才能查看视频。

屏幕步骤您将视频嵌入到过程中并在线播放-您的员工无需离开过程。

情况9：您需要创建一个新的程序或指导文章支持员工是一个持续的过程。只要你有一家公司，你就会有流程、政策、产品和新的更佳实践，需要你创建新的程序。

SharePoint

打开Word文档，写出过程的步骤。然后打开剪贴工具抓取屏幕截图。你可以将这些截图保存到桌面上，然后将它们放到Word文档中。几个小时后，你的程序就准备好了。

ScreenSteps

打开ScreenSteps桌面编辑器，使用其内置屏幕截图获取所有屏幕截图并添加箭头。你输入文本，不到20分钟，你的新程序就发布了。

️与观看相关：如何使用ScreenSteps[视频]

创建一个分步过程（带有屏幕截图）情况10：你需要创建一个长过程，有时，这是不可避免的——过程可以包括很多步骤和很多选项。

SharePoint您可以用Word写出所有内容，包括屏幕截图、提示和其他注释。最后，它会变成一个30页的文档，员工每次使用它时都需要滚动浏览。

屏幕步骤您可以创建一篇文章，包括屏幕截图、提示和其他注释。不过，你也可以利用检查表和可扩展的部分，这样经验丰富的员工就可以扫描程序并快速发现要点。

如果他们想查看其他注释，可以单击可展开的部分。

情况11：你需要创建一个指南，有经验的员工和新员工都可以使用。你的员工处于不同的级别。这意味着他们需要不同程度的细节来帮助他们进行手术。但是，你没有时间为所有员工写指导，所以你需要一种方法来创建一个支持不同体验水平的指南。

SharePoint如果您需要一份详细版本的指南和一份经验丰富的员工可以浏览的简短指南，那么您需要创建两份单独的指南。然后，它们会被列在不同的标题下，搜索结果会同时显示这两篇文章。

屏幕步骤您只需创建一篇文章，即可捕获新员工和终身员工的说明。保持方向简单。然后使用可扩展部分为需要支持的员工添加详细信息。

探索不同的SharePoint和ScreenSteps功能，而SharePoint和ScreenSteps都提供了一站式服务来存储和共享公司的所有资源，相似之处仅限于此。

ScreenSteps知识库软件专注于简化内容创建和共享过程。它通过提供一个rob来实现这一点ust选择了易于使用的创作工具和类似谷歌的搜索引擎。

仍然对SharePoint和ScreenSteps的区别有疑问？我们的代表可以回答您的问题，帮助您为公司做出正确的决策。

此外，您还可以深入了解SharePoint和ScreenSteps功能，了解这两个知识库平台的不同之处。关于Jonathan DeVore

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